التــكـلــيــــــف التــاســــــع

التكليف التاسع: (إعداد ورقة الأرشيف)

يـعـــرف الأرشـيـــف بـأنــــه:

 " ذلك الجزء من المحفوظات الذي له قيمة إدارية أو تاريخية أو اقتصادية أو قانونية أو اجتماعية  وأودع في إحدى المؤسسات الأرشيفية أو حفظ في قاعد بيانات أرشيفية ,حيث نظم بالشكل العلمي الذي يجعله صالحا للاستخدام من قبل الباحثين والمستفيدين".

*ولا تختلف مادة الأرشفة الإلكترونية عن الأرشفة التقليدية من حيث نوعية الوثائق المحفوظة ومدة الحفظ ولكن الاختلاف يقع في إجراءات ومكان حفظ هذه الوثائق. فعلى سبيل المثال فإن وثيقة طلب خدمة من إدارة حكومية معينة تحفظ مدة محددة في الدائرة المختصة ومن ثم في أرشيف الوزارة العام ،وإذا اقتضت الضرورة فإنها تحول إلى الأرشيف الدائم وذلك سواء كانت هذه الوثيقة ورقية أم إلكترونية و الفرق هو أن الوثيقة الإلكترونية تحفظ في ذاكرة رقمية ولا تلمس وقد لا ترى في انتقالها من مكان حفظ إلى آخر ويمكن استرجاعها بسهولة وعن بعد ,أما الوثيقة الورقية فإنها تنقل ماديا من حيز إلى حيز آخر في أماكن الحفظ المختلفة.

*و تنقسم الوثائق الحكومية إلى ثلاثة أقسام اعتمادا على درجة نشاطها واستخدامهما المراحل الزمنية التي تمر بها وهذه الأقسام هي:1. الوثائق النشطة: وهي الوثائق التي تستخدم بشكل متكرر في العمل اليومي للمؤسسة الحكومية أو بين الحين والآخر وتمتد الفترة الزمنية للوثيقة حسب أهميتها فتكون الوثيقة نشطة منذ أن أوجدت والى أن تحفظ للاستخدام الآني وعادة ما يمتد نشاط الوثيقة من عام إلى خمسة أعوام وفي هذه المرحلة تحفظ الوثيقة في مكان قريب من الدائرة التي أنتجتها لتسهيل الوصول إليها ومن ثم تنتقل بعدها إلى المرحلة التالية حيث يكون الرجوع إليها متى دعت الحاجة إلى ذلك.2.الوثائق غير النشطة: وهي المرحلة التي تنتقل فيها الوثيقة من مرحلة الاستعمال أو الرجوع المتكرر إلى المرحلة التي يكون فيها الرجوع إلى هذه الوثيقة قليل وبشكل متباعد وفي هذه المرحلة تحفظ الوثيقة في أرشيف خاص داخل المؤسسة بشكل مرتب وبنظام معين يسهل الرجوع إليها متى ما دعت الحاجة إلى ذلك.3. الوثائق التاريخية: وهي المرحلة الثالثة والأخيرة للوثيقة وتعتبر الوثيقة "وثيقة تاريخية" متى ما كانت تحوي على أهمية تاريخية أو سياسية أو اقتصادية أو ثقافية أو علمية بحيث يمكن الاستفادة منها عند الرجوع إليها بعد فترة طويلة من الزمن وعادة يتم فرز وتقييم الوثائق الحكومية بعد مرحلتها غير النشطة لتتحول إلى وثيقة تاريخية أو تعدم بعد انتهاء أهميتها للمؤسسة التي أنتجتها وللمجتمع.

*إن إدارة الأرشيف في أي مرحلة من مراحل عمره لا يمكن أن تعتمد على منحى تجريبي وعملي دون الاستناد إلى نظرية ومفاهيم ورؤى. وربما يخال للبعض أن إدارة الوثائق هي مجرد أعمال بسيطة تتمثل في ترتيب الوثائق وحفظها ويمكن تكليف موظف بسيط بإجرائها ،إلا أن الواقع هو أكثر تعقيدا من ذلك. فالعملية ليست مجرد أعمال ترتيب وترفيف بل يتعلق الأمر بمضمون ومحتوى وبسير أجهزة وبمعرفة حاجياتها وبذاكرة مجتمع فوجب انتقاء ما يصلح من الوثائق لتوثيق حاجياته.

*وللبحث في أرشيف أحد الصُحف وبالتحديد هذه الخطوات لصحيفة الرياض نبدأ بالخطوات كالآتي:-

1/ نقوم بفتح الموقع الإلكتروني للصحيفة  (http://wwwalriyadh.com).2/ نقوم باختيار كلمة (الأرشيف) من القائمة في أسفل الصفحة من خدمات الرياض الالكتروني.3/ نقوم بإدخال التاريخ المطلوب للصحيفة في المكان المحدد لها أو بإدخال رقم عدد الصحيفة  ثم نضغط على زر الانتقال (اذهب).

مثال: هذا موضوع من صحيفة الرياض ليوم 8/10/2005م

يقودها 51 رئيس بلدية .. وبث مليوني رسالة توعوية

انطلاقة حملة «عين النظافة» في الرياض اليوم

كتب - تركي العمري:

    تبدأ اليوم حملة «عين النظافة» التي تنفذها أمانة مدينة الرياض بمشاركة 15 رئيس بلدية فرعية وفرق ميدانية من المرور، والتي سيتم من خلالها البدء في توعية سكان مدينة الرياض قبل تطبيق الغرامات الجزائية ضد أصحاب السيارات الذين يقومون برمي النفايات في الشوارع والطرقات حيث سيتم توزيع أكياس بلاستيكية صغيرة تحوي على منشورات تعريفية وتحذيرية عند التقاطعات والميادين العامة.

كما وضعت الأمانة لوحات تعريفية على الأنفاق والجسور وبعض الأماكن الحيوية المهمة، إضافة إلى وضع بالونات كبيرة كتبت عليها عبارات توعوية استعداداً لهذه المناسبة، كما سيتم إرسال أكثر من مليوني رسالة جوال (SMS) للمواطنين والمقيمين للتعريف بانطلاق هذه الحملة.

وحددت الغرامة المالية للمخالفين بمبلغ (200 ريال)، حيث تم التنسيق بين الأمانة وإدارة المرور لتفعيل هذه الحملة الجديدة التي ستقضي على ظاهرة رمي المخلفات في شوارع مدينة الرياض من خلال تسجيل رقم لوحة السيارة المخالفة وتحرير مخالفة بحقه.

وقال المهندس أحمد بن عبدالرحمن البسام مدير عام النظافة بالأمانة إنه وبتوجيهات من سمو الأمين الأمير د.عبدالعزيز بن عياف آل مقرن، ومتابعة من وكيل الأمانة المساعد للخدمات المهندس عبدالرحمن بن سليمان الزنيدي، من أجل تقديم أفضل الخدمات البيئية السليمة لساكني مدينة الرياض وللحد من ظاهرة رمي النفايات في الشوارع والطرقات فقد أطلقت الإدارة العامة للنظافة حملتها التوعوية تحت مسمى «عين النظافة» والتي سيتم من خلالها تطبيق الغرامات الجزائية بحق المركبات التي ترمي النفايات وبشكل غير حضاري في الشوارع والطرقات التي بلا شك ستساهم في تشويه الوجه الحضاري لمدينة الرياض. مشيراً إلى أن نخبة من المجتمع ستقوم بمراقبة المركبات المخلة بالنظافة العامة في الشوارع والطرقات تحت مسمى «عين النظافة».

وأشاد البسام بالتعاون الكبير الذي يجده المواطنون والمقيمون من خلال محافظتهم المستمرة على نظافة مدينة الرياض والتي تؤكد وعيهم وإدراكهم التام بأهمية المحافظة على النظافة التي تعتبر الواجهة الحقيقية لحضارات الشعوب وتقدمها.